Informazioni rese ai sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR UE 2016/679 – Registrazione delle telefonate contact center

I. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è Gelsia S.r.l., via Palestro, 33 – 20831 Seregno (MB).

II. Responsabile della protezione dei dati personali

Il Titolare ha nominato un Responsabile della protezione dei dati personali (RPD) che può essere contattato via e-mail al seguente indirizzo di posta elettronica dpo@gelsia.it.

III. Finalità del trattamento

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), Gelsia S.r.l. informa che le conversazioni da e per il Contact Center potranno essere oggetto di registrazione esclusivamente per le finalità strettamente connesse e strumentali alla gestione dei rapporti contrattuali e pre-contrattuali con l’interessato ed all’esecuzione di adempimenti ed attività previsti da ARERA (ad es.: acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione dei contratti, esecuzione di operazioni sulla base degli obblighi derivanti dal contratto concluso con l’interessato, per la fatturazione, per l’esazione delle morosità, e per le indagini necessarie per valutare il grado di soddisfazione della clientela, per esigenze amministrative, fiscali e contabili).
È escluso ogni interesse di raccolta e/o registrazione di dati sensibili o giudiziari. Pertanto, si invita a non fornire tali informazioni durante le telefonate.

IV. Destinatari di dati personali – Comunicazione

I dati raccolti attraverso le registrazioni delle conversazioni saranno trattati da Gelsia S.r.l. e dalle società incaricate quali Responsabili del Trattamento esclusivamente per finalità di cui al punto III. Ai dati potrebbero avere accesso gli incaricati di Gelsia S.r.l. preposti alla manutenzione e gestione dei servizi informatici.

V. Diffusione di dati personali

I dati personali non saranno soggetti a diffusione.

VI. Categorie di dati trattati

I dati trattati da Gelsia S.r.l. sono personali (anagrafici, fiscali, di comunicazione e di reperibilità, tipologia contrattuale, di consumo).

VII. Trasferimento dati ad un paese terzo

I dati trattati non saranno trasferiti ad un paese terzo.

VIII. Periodo di conservazione dei dati

I dati trattati verranno conservati per il periodo necessario alla realizzazione delle finalità indicate al punto III. In particolare:
A. le registrazioni delle telefonate saranno conservate per 120 giorni e poi cancellate;
B. i report delle telefonate saranno conservati per 12 mesi e poi cancellati.

IX. Liceità, rilascio del consenso, natura del conferimento e conseguenze di un eventuale rifiuto

Il cliente ha la facoltà di comunicare o meno dati personali nel corso della conversazione, tuttavia tale conferimento facoltativo potrà rendersi necessario per finalizzare l’erogazione dei servizi.

X. Modalità di trattamento dei dati

Le conversazioni in entrata saranno registrate con strumenti informatizzati e con l’impiego di misure di sicurezza atte a garantire la riservatezza del cliente, nonché ad evitare l’indebito accesso a soggetti terzi o a personale non autorizzato.
L’accesso alle registrazioni è possibile solo a incaricati specificatamente autorizzati. Durante la conversazione, il cliente sarà preventivamente avvisato dell’avvio della registrazione attraverso una breve nota informativa di seguito riportata:
“qualora decidesse di interrompere la conversazione potrà esprimere tale volontà allontanandosi dal telefono o riagganciando la chiamata, altrimenti si intenderà espresso il consenso alla registrazione”. La breve nota rimanda, infine, alla presente informativa completa che è resa disponibile sul sito internet della Società.

XI. Diritti dell’interessato

Il GDPR riconosce ai soggetti interessati i seguenti diritti (articoli da 13 a 23):
• Diritto di accesso. Ha il diritto di ottenere da noi conferma se i suoi dati personali vengono trattati e di richiedere l’accesso agli stessi. Il diritto di accesso comprende il diritto di ottenere informazioni circa gli scopi del trattamento, le categorie di dati personali interessati e i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno divulgati.
• Ha diritto a ottenere la rettifica di dati personali errati.
• Ha diritto di ottenere da noi la cancellazione dei dati personali che la riguardano e potremo essere obbligati a cancellare tali dati personali.
• Ha il diritto di richiedere una restrizione del trattamento dei tuoi dati personali. Ciò significa che, in questo caso, i suoi dati potranno essere elaborati da noi solo per determinati scopi.
• Ha diritto di ricevere i dati personali che la riguardano, che ci ha fornito, in un formato strutturato, comunemente usato e leggibile e ha diritto a trasmettere tali dati a un altro soggetto senza ostacoli da parte nostra.
• Ha il diritto di presentare un reclamo all’autorità di vigilanza sulla protezione dei dati, in particolare nello Stato dell’UE dove risiede. In Italia l’autorità di vigilanza è il Garante per la Protezione dei dati Personali con sede in Piazza di Monte Citorio, 121, Roma (00186), www.gpdp.it – www.garanteprivacy.it, telefono 06-696771,  Email: garante@gpdp.it